Optimiser les Achats avec une Centrale d'Achat

Comprendre le rôle d’une centrale d’achat en entreprise

Le fonctionnement d’une centrale d’achat et ses missions principales

La centrale d’achat joue un rôle clé dans la stratégie d’achats des entreprises, qu’il s’agisse du secteur public ou privé. Elle agit comme un intermédiaire entre les acheteurs et les fournisseurs, en mutualisant les besoins pour obtenir de meilleures conditions sur les produits, fournitures et services. Les centrales d’achat sont particulièrement utiles pour la passation de marchés publics, la gestion des accords-cadres et la rationalisation des procédures de passation.

Pourquoi les entreprises s’appuient sur une centrale d’achat ?

Les entreprises et pouvoirs adjudicateurs choisissent de recourir à une centrale d’achat pour plusieurs raisons :

• Optimiser la gestion des achats centralisés et la passation des marchés
• Réduire les coûts grâce à la mutualisation des volumes
• Bénéficier d’une expertise sur les marchés publics, la défense et la sécurité
• Sécuriser les procédures de passation et respecter le code des marchés publics
• Accéder à un réseau de fournisseurs qualifiés pour les fournitures, services et travaux

Les différents types de centrales d’achat

Il existe plusieurs formes de centrales d’achat, adaptées aux besoins spécifiques des entreprises et des entités publiques :

• Les centrales d’achat généralistes, qui couvrent un large éventail de produits et services
• Les centrales spécialisées, par exemple dans la défense, la sécurité ou les fournitures techniques
• Les groupements d’achats, souvent utilisés par les collectivités ou les établissements publics

La centrale d’achat n’est pas seulement un outil de négociation. Elle structure les activités d’achat, garantit la conformité réglementaire et facilite la passation de marchés publics. Pour aller plus loin sur la gestion efficace des achats, découvrez comment optimiser la stratégie merch plan pour une gestion efficace des achats.

Les bénéfices concrets pour le Procurement Operations Manager

Des avantages opérationnels pour les acheteurs

Pour un Procurement Operations Manager, intégrer une centrale d’achat transforme la gestion quotidienne des achats. La mutualisation des besoins permet de négocier des accords cadres plus avantageux, aussi bien pour les fournitures que pour les services. Cela concerne aussi bien les marchés publics que privés, et s’applique à tous types de produits ou travaux. Les acheteurs bénéficient ainsi d’un accès facilité à des fournisseurs référencés, tout en respectant les dispositions du code des marchés publics.

• Réduction des coûts unitaires grâce à la massification des volumes d’achat
• Gain de temps sur la passation des marchés et la gestion administrative
• Meilleure conformité avec les procédures de passation et les exigences réglementaires
• Accès à un panel élargi de fournisseurs spécialisés, notamment dans les secteurs défense et sécurité

Optimisation des processus et sécurisation des achats

La centrale facilite la gestion des risques fournisseurs et la sécurisation des achats. Elle propose des outils et des procédures éprouvées pour la sélection des fournisseurs, la passation des marchés et le suivi des performances. Les pouvoirs adjudicateurs et les entreprises privées peuvent ainsi mieux contrôler leurs dépenses et anticiper les aléas liés à la chaîne d’approvisionnement.

Pour aller plus loin sur la digitalisation et l’optimisation des processus d’achat, découvrez comment l’extranet Viaren facilite la gestion des achats.

Gestion des fournisseurs et maîtrise des risques

Renforcer la relation avec les fournisseurs et limiter les risques

La gestion efficace des fournisseurs est un enjeu central pour toute centrale d’achat, qu’il s’agisse d’achats publics ou privés. En tant que Procurement Operations Manager, il est essentiel de structurer la relation avec les fournisseurs pour garantir la qualité des produits, fournitures et services, tout en maîtrisant les risques liés à la passation des marchés. Les centrales d’achat permettent de mutualiser les besoins des entreprises ou des pouvoirs adjudicateurs, facilitant ainsi la négociation d’accords cadres et la sécurisation des approvisionnements. Cette mutualisation offre plusieurs avantages :

• Réduction du nombre de fournisseurs à gérer, ce qui simplifie les procédures de passation de marchés publics et privés
• Meilleure visibilité sur la chaîne d’approvisionnement et anticipation des ruptures
• Renforcement du contrôle sur la conformité des fournisseurs, notamment dans les secteurs sensibles comme la défense et la sécurité

L’utilisation d’une centrale d’achat contribue également à une meilleure gestion des risques contractuels. Les acheteurs bénéficient de procédures standardisées, conformes au code des marchés publics et aux dispositions applicables dans chaque État membre. Cela limite les risques juridiques et assure la transparence dans la passation des marchés. Pour aller plus loin dans la maîtrise des risques liés à la gestion des stocks et à l’optimisation des fournitures, il est pertinent de s’appuyer sur des outils d’analyse performants. Par exemple, la matrice ABC pour la gestion des stocks permet d’identifier les produits stratégiques et d’ajuster les stratégies d’achat en conséquence. Enfin, la centralisation des achats favorise le partage d’informations entre acheteurs et la mise en place de bonnes pratiques pour la sélection et l’évaluation des fournisseurs. Cela contribue à renforcer la résilience des entreprises face aux aléas du marché et à garantir la continuité des activités d’achat, y compris pour les fournitures, services et travaux dans le cadre des marchés publics défense et sécurité.

Digitalisation des processus d’achat

Automatisation et traçabilité des processus d’achat

La digitalisation transforme profondément la gestion des achats dans les centrales. Aujourd’hui, les outils numériques permettent d’automatiser de nombreuses tâches, de la passation des marchés à la gestion des fournisseurs. Cela facilite la traçabilité des opérations et la conformité avec le code des marchés publics, notamment dans les secteurs publics et défense sécurité. L’automatisation réduit les risques d’erreurs humaines et accélère la passation des marchés, tout en assurant une meilleure visibilité sur l’ensemble des activités achat. Les acheteurs bénéficient ainsi d’un suivi en temps réel des fournitures, services et travaux, ce qui optimise la gestion des accords cadres et la centralisation des achats.

Centralisation des données et pilotage collaboratif

La centralisation des données via une plateforme digitale permet aux entreprises et groupements de mutualiser les informations sur les fournisseurs, les produits et les marchés publics. Cela favorise la collaboration entre les acheteurs et les pouvoirs adjudicateurs, tout en facilitant la gestion des procédures de passation.

• Accès rapide aux catalogues de fournitures et services
• Suivi des performances fournisseurs
• Analyse des dépenses et optimisation budgétaire

Cette approche centralisée est particulièrement utile pour les centrales d’achat opérant dans plusieurs états membres ou pour des activités achat complexes, comme la défense ou les achats publics auxiliaires.

Conformité et sécurité des données

La digitalisation des processus d’achat renforce la sécurité des données et la conformité réglementaire. Les centrales achat doivent garantir la protection des informations sensibles, notamment lors de la passation de marchés publics ou de la gestion de fournitures services stratégiques. Les solutions digitales intègrent des dispositifs de contrôle et d’archivage, essentiels pour répondre aux exigences légales et aux audits. En résumé, la digitalisation offre aux centrales d’achat des leviers puissants pour améliorer l’efficacité, la transparence et la maîtrise des risques dans toutes les étapes du cycle achat, de la sélection des fournisseurs à la passation des marchés et au suivi des performances.

Pilotage des coûts et optimisation budgétaire

Suivi budgétaire et contrôle des dépenses

La gestion des achats via une centrale permet d’obtenir une meilleure visibilité sur les coûts engagés par l’entreprise. Grâce à la mutualisation des besoins, les acheteurs bénéficient de tarifs négociés pour les fournitures, services et travaux. Cela facilite la planification budgétaire et le suivi des dépenses tout au long de l’année.

Optimisation des accords-cadres et des marchés publics

Les centrales d’achat jouent un rôle clé dans la passation des marchés publics et la mise en place d’accords-cadres. Ces dispositifs permettent de sécuriser les approvisionnements, de réduire les délais de passation de marchés et de garantir la conformité avec le code des marchés publics. Les pouvoirs adjudicateurs et les entreprises du secteur public ou de la défense peuvent ainsi rationaliser leurs achats et limiter les risques de dépassement budgétaire.

• Regroupement des volumes pour obtenir de meilleures conditions tarifaires
• Centralisation des procédures de passation pour plus d’efficacité
• Maîtrise des dépenses grâce à un contrôle renforcé sur les achats centralisés

Analyse des données et reporting

La digitalisation des activités d’achat, évoquée précédemment, permet d’accéder à des outils de reporting avancés. Les acheteurs peuvent ainsi analyser en temps réel les dépenses par catégorie de produits, fournisseurs ou services. Cette approche favorise la détection des leviers d’optimisation budgétaire et l’identification des postes à améliorer.

Avantage	Impact sur le budget
Mutualisation des achats	Réduction des coûts unitaires
Procédures centralisées	Diminution des frais administratifs
Suivi digitalisé	Meilleure anticipation des écarts budgétaires

Gestion proactive des risques financiers

La centrale d’achat, en structurant les procédures de passation et en assurant la conformité aux dispositions réglementaires, contribue à limiter les risques de surcoûts ou de non-conformité. Les entreprises et pouvoirs adjudicateurs peuvent ainsi sécuriser leurs achats, qu’il s’agisse de fournitures, de services ou de marchés publics défense et sécurité. Cette approche proactive est essentielle pour garantir la performance financière des activités d’achat.

Défis et bonnes pratiques pour une centrale d’achat efficace

Surmonter les obstacles liés à la mutualisation des achats

La mise en place d’une centrale d’achat implique de nombreux défis pour les entreprises, notamment dans la gestion des achats publics, des marchés et des services. La mutualisation des besoins entre différents acheteurs ou pouvoirs adjudicateurs peut générer des difficultés d’alignement sur les procédures de passation, la sélection des fournisseurs et la définition des fournitures ou produits à acquérir. Il est essentiel de clarifier les rôles de chaque acteur, qu’il s’agisse d’un acheteur public, d’un groupement ou d’une centrale achats, afin de garantir la conformité avec le code des marchés publics et les dispositions spécifiques à la défense et sécurité.

Assurer la conformité et la transparence

Les centrales achat doivent veiller à respecter les procédures de passation des marchés publics, en particulier pour les travaux, fournitures et services. Cela implique une veille réglementaire constante, notamment pour les activités achat dans les secteurs publics défense ou les marchés publics défense sécurité. La documentation des accords cadres, des procédures de passation et des achats centralisés est indispensable pour limiter les risques juridiques et garantir la transparence vis-à-vis des parties prenantes.

Bonnes pratiques pour une centrale d’achat performante

Pour optimiser la performance d’une centrale achat, il est recommandé de :

• Mettre en place des outils digitaux adaptés à la gestion des achats et à la passation de marchés
• Former régulièrement les acheteurs et acheteurs auxiliaires aux évolutions du code et des procédures
• Favoriser la collaboration entre les entreprises membres du groupement et les fournisseurs
• Évaluer en continu la qualité des fournitures, services et travaux obtenus via la centrale
• Assurer un suivi budgétaire précis pour chaque marché public ou privé

L’adoption de ces bonnes pratiques permet de sécuriser les activités achat, d’optimiser la gestion des accords cadres et de renforcer la confiance des entreprises et des pouvoirs adjudicateurs dans le modèle de la centrale d’achat.