Interview
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Comprendre l’importance des incoterms pour les achats
Pourquoi les incoterms sont essentiels dans la gestion des achats
Les incoterms jouent un rôle clé dans la gestion des achats internationaux. Ils définissent clairement les responsabilités de l’acheteur et du vendeur concernant la livraison des marchandises, le transfert des risques, ainsi que la répartition des coûts liés au transport, à l’assurance et au déchargement. Comprendre chaque incoterm permet d’éviter des malentendus coûteux et de sécuriser la chaîne d’approvisionnement. Les incoterms précisent notamment :- Le lieu de livraison des marchandises (par exemple, port de départ ou destination convenue)
- Le moment où les risques sont transférés à l’acheteur
- Qui prend en charge les frais de transport, d’assurance et de déchargement
- Les obligations de livraison et la notion de « livré » ou « delivered »
Comment lire un tableau des incoterms
Décrypter les informations clés d’un tableau des incoterms
Un tableau des incoterms peut sembler complexe au premier abord, mais il est essentiel pour clarifier les responsabilités de chaque partie lors du transport des marchandises. Ce type de tableau présente, pour chaque incoterm, les obligations de l’acheteur et du vendeur concernant la livraison, le transfert des risques, le paiement du transport et de l’assurance, ainsi que le lieu de destination convenu. Pour bien lire un tableau des incoterms, il faut porter attention à plusieurs éléments :- Le mode de transport : certains incoterms sont réservés au transport maritime (par exemple FOB, CIF), d’autres s’appliquent à tous les modes (EXW, DAP, DDP, etc.).
- Le lieu de livraison marchandises : chaque incoterm précise un lieu où la marchandise est considérée comme livrée (port, entrepôt, place unloaded, etc.).
- Le transfert des risques : le tableau indique à quel moment les risques sont transférés à l’acheteur (par exemple, dès que la marchandise est remise au transporteur ou une fois arrivée à destination convenu).
- Les coûts : il est important de vérifier qui paie le transport, le freight coût, l’assurance freight ou le cost insurance, selon l’incoterm choisi (par exemple, "paid port", "insurance freight paid").
- Les obligations de livraison : le tableau précise qui doit remplir l’obligation livraison et jusqu’où va la responsabilité du vendeur (livre marchandise, livré au port destination, etc.).
Adapter le choix des incoterms à la stratégie d’achat de l’entreprise
Aligner les incoterms avec la stratégie d’achat
Le choix d’un incoterm ne doit jamais être laissé au hasard. Il s’agit d’un levier stratégique pour optimiser la gestion des achats, la maîtrise des coûts et la sécurisation des flux de marchandises. Chaque incoterm définit précisément le partage des responsabilités, des risques et des frais entre l’acheteur et le vendeur, du lieu d’expédition jusqu’à la destination convenue.
- Mode de transport : Certains incoterms sont spécifiques au transport maritime (comme FOB ou CIF), tandis que d’autres s’appliquent à tous les modes (comme DAP delivered at place ou EXW). Il est donc essentiel de sélectionner l’incoterm adapté au mode de transport des marchandises.
- Maîtrise des coûts : Les incoterms comme CIF (cost insurance and freight) ou CIP (carriage and insurance paid to) incluent l’assurance et le fret jusqu’au port ou lieu de destination. Cela permet à l’acheteur d’avoir une meilleure visibilité sur le coût global, mais peut limiter sa capacité à négocier certains postes de dépenses.
- Gestion des risques : Le transfert des risques est un point clé. Par exemple, avec FCA (free carrier), le risque est transféré à l’acheteur dès la remise au transporteur, alors qu’avec DDP (delivered duty paid), le vendeur assume les risques jusqu’à la livraison marchandises au lieu convenu.
- Obligations de livraison : Selon l’incoterm choisi, l’obligation de livraison peut être remplie dès le chargement sur le navire ou seulement à l’arrivée au port destination ou au delivered place. Cela impacte la gestion des délais et la planification logistique.
Pour optimiser la chaîne d’approvisionnement financière, il est recommandé d’analyser régulièrement l’adéquation des incoterms utilisés avec la stratégie d’achat globale. Cela permet d’anticiper les évolutions de marché, de sécuriser le transfert des risques et de maîtriser les coûts liés au transport marchandises. Un article sur l’optimisation de la chaîne d’approvisionnement financière peut vous aider à approfondir ces aspects.
Enfin, n’oubliez pas que la version incoterms en vigueur doit toujours être précisée dans les contrats pour éviter tout litige. L’actualisation régulière du tableau des incoterms et la formation des équipes achats sont des pratiques recommandées pour garantir une gestion efficace et conforme.
Points de vigilance lors de l’utilisation d’un tableau des incoterms
Éviter les pièges courants lors de l’analyse du tableau
L’utilisation d’un tableau des incoterms dans la gestion des achats demande une attention particulière à certains points clés. Une lecture trop rapide ou une mauvaise interprétation peut entraîner des erreurs coûteuses pour l’entreprise.- Confusion entre les modes de transport : Certains incoterms, comme FOB ou CIF, sont réservés au transport maritime ou fluvial. Il est essentiel de vérifier que le mode de transport choisi pour la marchandise correspond bien à l’incoterm sélectionné.
- Lieu de livraison et transfert des risques : Le lieu convenu (port, entrepôt, place unloaded, etc.) détermine à quel moment les risques sont transférés à l’acheteur. Par exemple, avec DAP delivered at place, la marchandise est considérée comme livrée une fois arrivée à destination, mais avant le déchargement. Une mauvaise compréhension de ce point peut générer des litiges sur la responsabilité en cas de dommage.
- Obligations de livraison et de paiement : Les incoterms précisent qui, du vendeur ou de l’acheteur, doit payer le transport, l’assurance (cost insurance), ou encore les frais au port de destination (paid port, insurance freight). Il faut bien vérifier que les obligations de livraison sont remplies et que les coûts sont correctement répartis.
- Version des incoterms utilisée : Les règles évoluent (par exemple, la version incoterms 2020). S’assurer que le tableau utilisé est à jour évite les mauvaises surprises lors de la livraison des marchandises.
Points d’attention spécifiques selon l’incoterm
Chaque incoterm a ses spécificités. Par exemple, avec EXW, l’acheteur prend en charge le transport marchandises dès la sortie de l’usine, alors qu’avec CIF, le vendeur paie le fret et l’assurance jusqu’au port destination convenu. Il est donc crucial de bien comprendre les obligations de chaque partie pour éviter tout malentendu sur le transfert des risques et la livraison marchandise. Enfin, il est recommandé de toujours vérifier que le lieu destination est clairement mentionné dans le contrat, afin d’éviter toute ambiguïté sur la livraison et le transfert des risques. Un tableau bien rempli et régulièrement mis à jour reste un outil fiable pour sécuriser vos opérations d’achat.Exemples pratiques d’application des incoterms dans les achats
Cas concrets d’utilisation des incoterms dans les achats
Dans la gestion quotidienne des achats, l’application des incoterms permet de clarifier les responsabilités et les coûts liés au transport des marchandises. Voici quelques exemples pratiques qui illustrent comment un tableau des incoterms peut faciliter la prise de décision et sécuriser les opérations.
- Livraison au port de destination (CIF – Cost Insurance and Freight) : Lorsqu’un acheteur choisit l’incoterm CIF, il s’assure que le vendeur prend en charge le coût, l’assurance et le fret jusqu’au port de destination convenu. Cela signifie que le transfert des risques s’effectue dès que la marchandise est chargée sur le navire, mais le vendeur paie le transport et l’assurance jusqu’au port d’arrivée. Ce choix est pertinent pour des achats à l’international où l’acheteur souhaite limiter ses démarches logistiques.
- Livraison à un lieu convenu (DAP – Delivered at Place) : Avec l’incoterm DAP, le vendeur livre la marchandise à un lieu de destination convenu, prête à être déchargée. L’acheteur prend en charge le déchargement et les formalités d’importation. Ce mode est souvent utilisé pour des livraisons directes sur site, où l’acheteur veut s’assurer que le vendeur gère le transport jusqu’au lieu final.
- Transfert des risques au transporteur (FCA – Free Carrier) : En optant pour FCA, le vendeur remplit son obligation de livraison en remettant la marchandise au transporteur désigné par l’acheteur, à un lieu convenu. Cela permet à l’acheteur de maîtriser le choix du transporteur et d’optimiser les coûts de transport marchandises.
Tableau comparatif des incoterms selon le mode de transport
| Incoterm | Mode de transport | Lieu de livraison | Transfert des risques | Assurance |
|---|---|---|---|---|
| EXW | Tous | Lieu vendeur | À la mise à disposition | Non inclus |
| CIF | Maritime | Port destination | Navire port départ | Inclus |
| DAP | Tous | Lieu destination convenu | Avant déchargement | Non inclus |
| FCA | Tous | Lieu convenu | Remise au transporteur | Non inclus |
En utilisant un tableau des incoterms, il devient plus simple d’identifier le meilleur incoterm selon le mode de transport, le lieu de livraison marchandises et la répartition des risques et coûts entre acheteur et vendeur. Cela permet d’anticiper les obligations de livraison et de sécuriser le transfert des risques lors de chaque étape du processus d’achat.
Outils et ressources pour mettre à jour son tableau des incoterms
Des outils pour garder son tableau des incoterms à jour
Pour garantir la conformité et l’efficacité de la gestion des achats, il est essentiel de maintenir son tableau des incoterms à jour. Les incoterms évoluent régulièrement, chaque version apportant des précisions sur la livraison des marchandises, le transfert des risques ou encore la répartition des coûts entre l’acheteur et le vendeur. Voici quelques ressources et outils utiles pour y parvenir :- Sites officiels et organismes spécialisés : La Chambre de Commerce Internationale (CCI) publie la version officielle des incoterms. Leur site propose des guides détaillés sur chaque incoterm, les obligations de livraison, le lieu de destination convenu, ou encore les modalités de transfert des risques.
- Logiciels de gestion des achats : De nombreux outils digitaux intègrent des modules pour suivre les incoterms, gérer les modes de transport (maritime, aérien, routier), et automatiser la mise à jour des tableaux selon la version en vigueur. Ces solutions facilitent la vérification du port de livraison, du lieu où la marchandise est livrée, ou encore du moment où les risques sont transférés à l’acheteur.
- Webinaires et formations : Participer à des sessions de formation permet de mieux comprendre les subtilités entre les incoterms comme DAP (delivered at place), CIF (cost insurance and freight), FOB (free on board), ou encore EXW (ex works). Ces formations abordent aussi les obligations de livraison et les responsabilités liées à l’assurance et au transport des marchandises.
- Alertes réglementaires : S’abonner à des newsletters spécialisées permet de recevoir les mises à jour sur les incoterms, les modifications concernant le port de destination, le lieu de livraison, ou encore les nouvelles pratiques de transfert des risques.
Conseils pratiques pour l’actualisation du tableau
- Vérifier régulièrement la version des incoterms utilisée dans vos contrats d’achat et de transport marchandises.
- Mettre à jour les informations concernant le port de destination, le lieu où la marchandise doit être livrée, et les conditions d’assurance freight ou cost insurance.
- S’assurer que chaque incoterm choisi correspond bien au mode de transport et au lieu de destination convenu avec le fournisseur.
- Documenter les changements et informer les équipes concernées pour garantir que l’obligation de livraison soit bien remplie et que le transfert des risques soit correctement transféré à l’acheteur au moment prévu.
