Optimiser les achats grâce au groupement de commande en entreprise

Comprendre le fonctionnement du groupement de commande

Principes et organisation d’un groupement de commandes

Le groupement de commandes est une structure collaborative permettant à plusieurs acheteurs publics ou privés de mutualiser leurs besoins d’achats. Ce dispositif, encadré par le code des marchés publics, vise à optimiser la passation et l’exécution des marchés en réunissant des membres autour d’une convention constitutive. Les membres du groupement, qu’il s’agisse de collectivités territoriales ou d’entreprises, désignent généralement un coordonnateur chargé de piloter la procédure de passation et de centraliser les commandes. Le fonctionnement du groupement repose sur une organisation claire :

• Définition des besoins communs en amont
• Rédaction d’une convention constitutive précisant les rôles de chaque membre du groupement
• Choix d’un coordonnateur pour la gestion des appels d’offres et la relation avec les fournisseurs
• Passation conjointe des marchés publics selon la procédure adaptée

Ce cadre permet de constituer des acheteurs publics ou privés en une seule entité lors de la procédure de passation, tout en respectant les règles du code des marchés. Les groupements de commandes facilitent la gestion des commandes constituées et renforcent le pouvoir de négociation lors de l’appel d’offres. Pour aller plus loin sur la sécurisation des flux logistiques dans le cadre d’un groupement, découvrez comment optimiser la protection des marchandises avec le calage en carton.

Les avantages pour les opérations d’approvisionnement

Des bénéfices concrets pour les acheteurs publics et privés

Le recours au groupement de commandes transforme la gestion des achats dans les entreprises et les collectivités territoriales. En mutualisant les besoins, les membres du groupement bénéficient d’une capacité de négociation accrue sur les marchés publics. Cela se traduit souvent par des économies d’échelle et une meilleure qualité des offres reçues lors de la passation des marchés.

Optimisation des procédures et sécurisation juridique

Le cadre du groupement, défini par la convention constitutive, permet d’harmoniser les procédures de passation et d’exécution des marchés. Le code des marchés publics encadre ces pratiques, garantissant la conformité des achats et la transparence des appels d’offres. Le coordonnateur du groupement joue un rôle clé dans la gestion des commandes et la centralisation des besoins des membres groupement.

• Réduction des coûts administratifs grâce à la mutualisation des procédures
• Renforcement du pouvoir d’achat des acheteurs publics et privés
• Meilleure attractivité des marchés pour les fournisseurs
• Partage des risques et des responsabilités entre membres groupement

Un levier pour la performance achat

Les groupements de commandes constituent un véritable levier pour améliorer la performance achat. Ils facilitent la passation et l’exécution des marchés, tout en permettant une veille plus efficace sur les évolutions du code commande et des pratiques d’achat. Les membres groupements profitent ainsi d’une meilleure visibilité sur les offres et d’une capacité à répondre conjointement aux besoins complexes. Pour aller plus loin sur l’optimisation des achats, découvrez comment optimiser le rachat de papier auprès des particuliers dans une entreprise.

Les défis spécifiques à la mise en place en entreprise

Contraintes réglementaires et organisationnelles

La mise en place d’un groupement de commandes en entreprise implique de respecter un cadre juridique strict, notamment le code des marchés publics. Ce code encadre la passation et l’exécution des marchés, en particulier pour les acheteurs publics et les collectivités territoriales. Il est essentiel de bien comprendre les obligations liées à la convention constitutive, qui définit les règles de fonctionnement du groupement, la répartition des rôles entre membres et le choix du coordonnateur.

Gestion de la coordination entre membres

L’un des défis majeurs réside dans la coordination entre les membres du groupement. Chaque membre groupement peut avoir des besoins spécifiques, des procédures internes différentes et des priorités d’achat variées. Il faut donc organiser des échanges réguliers, souvent via une commission d’appel d’offres, pour garantir que les commandes constitues répondent aux attentes de tous. La désignation d’un coordonnateur est cruciale pour piloter la procédure de passation et assurer la cohérence des offres.

Complexité de la procédure de passation

La procédure de passation des marchés groupés est plus complexe qu’un achat individuel. Il faut préparer un appel d’offres commun, définir précisément le cadre du groupement et anticiper les éventuels litiges entre membres. La rédaction de la convention constitutive doit être précise pour éviter toute ambiguïté lors de l’exécution du marché. Les acheteurs doivent aussi veiller à la conformité des offres reçues avec le code commande et les exigences du groupement commandes.

Adaptation des outils et suivi des performances

Pour surmonter ces défis, il est recommandé d’utiliser des outils adaptés à la gestion des groupements commande. La digitalisation des processus facilite la traçabilité des achats, le suivi des commandes et la communication entre membres. Pour aller plus loin dans l’optimisation, il peut être pertinent de consulter des solutions spécialisées, comme celles présentées dans cet article sur l’adaptation des outils de gestion des achats.

• Respecter le code des marchés publics et la convention constitutive
• Assurer une coordination efficace entre membres groupement
• Maîtriser la procédure de passation et d’exécution des marchés
• Utiliser des outils adaptés pour piloter le groupement commandes

Étapes clés pour structurer un groupement de commande efficace

Définir la structure du groupement et ses membres

Pour structurer un groupement de commandes efficace, il est essentiel de commencer par identifier clairement les membres du groupement. Chaque membre, qu’il s’agisse d’acheteurs publics, de collectivités territoriales ou d’autres entités, doit être défini dans la convention constitutive. Cette convention précise le cadre du groupement, les responsabilités de chaque membre, ainsi que les modalités de fonctionnement du groupement.

Rédiger la convention constitutive

La convention constitutive est le document fondateur du groupement. Elle formalise la volonté des membres de mutualiser leurs achats et d’organiser la passation et l’exécution des marchés publics. Ce document doit mentionner :

• La liste des membres du groupement
• Le coordonnateur du groupement, chargé de piloter la procédure de passation
• Les règles de fonctionnement du groupement et la répartition des rôles
• Les modalités de sortie ou d’entrée de nouveaux membres

Choisir le coordonnateur et organiser la passation

Le choix du coordonnateur est une étape clé. Ce dernier assure la gestion opérationnelle du groupement, la préparation des appels d’offres et la passation des marchés publics au nom des membres. Il doit maîtriser le code des marchés publics et garantir la conformité des procédures. La procédure de passation doit être adaptée à la nature des achats et à la taille du groupement.

Mettre en place une commission d’appel d’offres

Pour garantir la transparence et l’équité, il est recommandé de constituer une commission d’appel d’offres composée de représentants des membres du groupement. Cette commission analyse les offres reçues et participe à la sélection des fournisseurs dans le respect du code de la commande publique.

Définir les modalités d’exécution et de suivi

Une fois le marché attribué, il convient de préciser les modalités d’exécution : répartition des commandes entre membres, suivi des livraisons, gestion des litiges éventuels. Un reporting régulier permet à chaque membre groupement de suivre l’avancement et la performance des achats réalisés conjointement.

Étape	Objectif	Acteurs concernés
Identification des membres	Définir les acheteurs publics participants	Constitués acheteurs, collectivités territoriales
Rédaction de la convention	Formaliser le cadre groupement et les règles	Membres groupement, coordonnateur
Choix du coordonnateur	Piloter la passation et l’exécution des marchés	Coordonnateur, membres groupements
Organisation de la commission d’appel d’offres	Analyser et sélectionner les offres	Commission appel, membres groupement
Suivi de l’exécution	Assurer la bonne réalisation des commandes	Membres, coordonnateur

Outils et bonnes pratiques pour piloter le groupement

Outils numériques pour piloter efficacement un groupement

La gestion d’un groupement de commandes nécessite des outils adaptés pour garantir la transparence, la traçabilité et la coordination entre les membres. Les plateformes collaboratives facilitent le partage d’informations sur les marchés publics, la rédaction de la convention constitutive et le suivi des appels d’offres. L’utilisation d’un logiciel de gestion des achats permet de centraliser les données, de suivre la passation et l’exécution des marchés, et d’assurer la conformité avec le code des marchés publics.

Bonnes pratiques pour la coordination et la gouvernance

Pour que le fonctionnement du groupement soit optimal, il est essentiel de définir clairement les rôles de chaque membre, notamment le coordonnateur du groupement. Ce dernier pilote la procédure de passation, anime la commission d’appel d’offres et veille au respect du cadre du groupement. Il est recommandé de :

• Formaliser les engagements de chaque membre dans la convention constitutive
• Mettre en place un calendrier partagé pour les étapes clés de la commande
• Assurer une communication régulière entre les acheteurs publics et les membres du groupement
• Documenter chaque étape de la procédure de passation et d’exécution des marchés

Suivi et contrôle des commandes conjointes

Le suivi des commandes constitues et la gestion des offres nécessitent une attention particulière. Il est conseillé de mettre en place des indicateurs de performance pour mesurer l’efficacité du groupement et d’organiser des points de contrôle réguliers avec les membres. Cela permet d’anticiper les éventuels écarts et d’ajuster la stratégie d’achat en fonction des besoins des collectivités territoriales ou des acheteurs publics impliqués.

Tableau récapitulatif des outils et pratiques recommandés

Outil ou pratique	Objectif	Bénéfice pour le groupement
Plateforme collaborative	Centraliser les échanges et documents	Gain de temps, meilleure coordination
Logiciel de gestion des achats	Suivi des marchés et des commandes	Traçabilité, conformité au code des marchés
Calendrier partagé	Planification des étapes clés	Respect des délais, anticipation des besoins
Indicateurs de performance	Mesurer l’impact du groupement	Amélioration continue des achats

L’adoption de ces outils et pratiques favorise la réussite des groupements de commandes, tout en assurant la conformité avec la réglementation des marchés publics et la satisfaction des membres du groupement.

Mesurer l’impact sur la performance achat

Indicateurs essentiels pour suivre l’efficacité du groupement

Pour évaluer l’impact d’un groupement de commandes sur la performance achat, il est indispensable de définir des indicateurs précis. Ces indicateurs permettent de mesurer l’apport réel du groupement dans la gestion des achats et la passation des marchés publics. Parmi les plus pertinents, on retrouve :

• Le taux de mutualisation des besoins entre membres du groupement
• Les économies générées lors des appels d’offres conjoints
• La réduction des délais de passation et d’exécution des marchés
• La satisfaction des acheteurs publics et des utilisateurs finaux
• Le respect du cadre légal (code des marchés publics, convention constitutive, etc.)

Tableau de suivi de la performance achat

Indicateur	Méthode de calcul	Périodicité
Économies réalisées	Comparaison des prix obtenus via le groupement vs achats isolés	Annuel
Taux de mutualisation	Nombre de commandes constitutives partagées / Total des commandes	Semi-annuel
Délai moyen de passation	Temps entre l’appel d’offres et la notification du marché	Par marché
Taux de conformité au code des marchés	Nombre de procédures respectant le code / Total des procédures	Annuel

Analyse qualitative et retour d’expérience

Au-delà des chiffres, il est important de recueillir les retours des membres du groupement et des acheteurs publics. Les commissions d’appel d’offres, les réunions de suivi et les bilans annuels sont des moments clés pour échanger sur les points forts et les axes d’amélioration. Cela permet d’ajuster la convention constitutive, d’optimiser la procédure de passation et de renforcer la collaboration entre les membres groupement.

Valoriser l’impact auprès des parties prenantes

La communication des résultats obtenus grâce au groupement commandes est essentielle pour valoriser l’engagement des membres et du coordonnateur. Présenter les économies, la sécurisation des marchés et la performance globale renforce la légitimité du groupement auprès des directions, des collectivités territoriales et des partenaires publics.